個人情報の保存・共有ルール
作成日: 2026-02-26
全ての自動化・AI処理の大前提。変更する場合はTomが判断する。
基本方針
最小転記の原則: AIが処理する際は、目的に必要な最小限の情報だけを扱う。
保存してよい情報
| 情報 |
保存先 |
備考 |
| 求職者の氏名（フルネームOK） |
Sheets応募台帳 / Notion |
採用管理上必要 |
| 応募職種・クリニック |
Sheets / Notion |
必須 |
| 面接日時 |
Sheets / Calendar |
必須 |
| 選考ステータス |
Sheets / Notion |
必須 |
| メッセージのやりとり要約 |
Notion（Decision Log予定） |
要約のみ。全文コピーは不可 |
保存・共有してはいけない情報
| 情報 |
理由 |
| 求職者の住所・電話番号 |
採用管理に不要 |
| 求職者のメールアドレス（GUPPY外の） |
GUPPY経由でのみ連絡 |
| 給与交渉の詳細・内定条件の数字 |
クライアント（クリニック）の機密 |
| 応募者の健康状態・家族構成等の個人的事情 |
センシティブ情報 |
AIに渡す際のルール
- 氏名は苗字のみ推奨（例: 田中様）。フルネームが必要な場合のみ使用
- メール本文全文をコピペして渡さない。必要な情報（日時・職種・氏名）だけ抜き出して渡す
- Claude Codeとのやりとりはローカル完結（クラウドへの不要アップロードなし）
保存期間・削除フロー
| ケース |
保存期間 |
削除タイミング |
| 不採用・辞退 |
3ヶ月 |
選考終了3ヶ月後に手動削除 |
| 採用 |
契約終了まで |
クリニックとの契約終了後1年 |
| メールのラベル |
無期限（Gmailデフォルト） |
年1回アーカイブ整理 |
クライアント（クリニック）への開示
- 現時点では「AIツール（Claude）を採用業務支援に使用している」ことをクライアントに明示していない
- メール文面の最終送信は人間（Tom）が確認してから行う
- 将来的にはクライアントとの契約にAIツール使用条項を追加する（#23、優先度低）
更新履歴